Исследование опыта построения современных электронных библиотек



ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ УРАЛЬСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ИМ. А.М. ГОРЬКОГО

 

 

 Организационные вопросы:

1. Как возник замысел создания Вашей библиотеки?
Это однозначно была инициатива снизу, которая шла от наших внутренних потребностей. К моменту создания архива у нас уже было накоплено много материалов и мы хотели его хорошо и красиво организовать. Все это вынуждало нас искать какое-то законченное программное решение.
В качестве промежуточного варианта мы использовали раздел на сайте, в котором были расположены авторефераты диссертаций. Была возможность поиска по коду специальности, по автору или названию. Но в 2004 г. мы начали эксперименты с программным обеспечением DSpace, с этой поры наш университетский архив работает на этом программном обеспечении.

2. Пользовались ли методическими рекомендациями при создании ЭБ. Если да, то какими?
В основном мы читали описания опыта американских университетов, описания программного обеспечения для открытых электронных архивов.

3. Кто управляет библиотекой, принимает стратегически важные решения? - директор организации-учредителя, директор библиотеки, коллегиальный орган управления?
Решения стратегического уровня принимаются на уровне библиотеки в целом с участием руководства библиотеки и главных специалистов. У нас есть методический совет библиотеки, группы по различным вопросам. Иногда мы определяем круг людей, которые отвечают за конкретный вопрос.

4. Каким образом происходит подбор и обучение персонала?
Непосредственная текущая работа по ведению электронного архива у нас сосредоточена в отделе информационных технологий внутри библиотеки. На настоящий момент в этом процессе задействовано 4 человека. Каждый выполняет свою часть работы, и для каждого – это не 100% его работы. Я возглавляю отдел ИТ и координирую их деятельность.
В нашем случае, отдел ИТ очень большой и разноплановый. В свое время, когда мы его создавали, мы хотели собирать в одном месте все, что связано с информационными технологиями. В других местах может быть совсем по-другому. Я знаю, что есть в библиотеках, сравнимых с нашей по уровню, отделы ИТ очень маленькие – бывает 2-3 человека, и соответственно функционал у них гораздо меньше.

5. Из каких источников происходит комплектование фондов?
Когда мы начинали нашу деятельность, то первые эксперименты библиотеки по оцифровке были связаны с редкими изданиями. Это был еще 2000 год. Потом мы стали собирать авторефераты диссертаций университетских авторов. Потом у нас были проекты по созданию учебных коллекций, в которых разрабатывались материалы, закрывающие полностью какую-то учебную дисциплину. Потом мы работали с журналами, которые издаются в университете. Мы в разные стороны двигались.
Постепенно мы пришли к тому, что архив ориентирован на произведения авторов нашего университета. Также мы собираем учебные материалы, у нас есть методички, они были получены в свое время из издательско-редакционного отдела, и другие учебные материалы очень разноплановые, которые находятся в разделе "Инновационное образование". Это материалы, которые были специально созданы преподавателями университета в рамках инновационной образовательной программы. Там и курсы лекций, и презентации, и вопросы к экзаменам, и тесты.
Есть точка зрения, что учебные материалы не должны находиться в архиве, и я частично разделяю эту точку зрения, потому что учебные материалы - это вещь подвижная, они должны меняться, перерабатываться. Таким меняющимся материалам не место в электронном архиве, потому что там уже должны быть зафиксированные работы. Но, тем не менее, все учебные материалы логично влились в электронный архив и пока мы не планируем от них избавляться.
Очень важным является представление в архиве периодических и продолжающихся изданий университета. У нас есть большие коллекции, например, «Античная древность и средние века» или «Проблемы истории России», одноименные с издающимися в университете сборниками научных трудов
Из направлений, которые возникли недавно, могу назвать размещение в электронном виде сборников студенческих научных работ.

6. Как организован доступ пользователей к фондам электронной библиотеки – по сети Интернет со свободным или ограниченным доступом, только в помещениях вашей библиотеки, в нескольких специально организованных читальных залах?
У нас существует три уровня доступа к нашим материалам:
1. Полностью открытый (87 % материалов распространяются свободно);
2. Открыт в сети УрГУ (7% материалов распространяются только в ЛВС УрГУ);
3. Открыт только в сети библиотеки (6% материалов распространяются только в ЛВС Научной иблиотеки УрГУ).
Разграничение доступа мы производим на уровне коллекций, но не отдельных документов. Как видно из приведенных статистических данных, наш архив является преимущественно архивом открытого доступа. В этом есть и наша заслуга, потому что в ходе работы с редколлегиями и авторами нам не раз удавалось склонить на сторону открытого доступа тех, кто первоначально опасался размещать свои материалы открыто.

7. Доступ к фондам для читателей осуществляется на платной или бесплатной основе? Если на платной, то существуют ли льготные условия и для кого?
Доступ у нас всегда бесплатный.

8. Проводите ли вы мероприятия по привлечению новых пользователей, по формированию собственного положительного имиджа?
Пиаром мы занимаемся в силу наших возможностей. Одно из достижений — в начале 2009 учебного года мы добились того, что на главной странице университета в числе других ссылок появилась ссылка на наш электронный архив. Кроме того, мы постарались внести сведения о нашем архиве в ряд международных указателей. Есть и завуалированный пиар, например, мы размещаем в русскоязычной Википедии ссылки на размещенные в нашем архиве материалы. Информация о новых материалах архива публикуется в новостной ленте сайта Научной библиотеки.

9. С какими сложностями вы столкнулись при формировании электронной библиотеки, как считаете, почему?
Основной вопрос, который вызывал обсуждение в самом начале формирования архива - это вопрос структурирования архива. У архива, построенного на таком ПО как DSpace, должна быть иерархическая структура. Подходы к ее реализации могут быть очень разными. В нашем случае все поделено по подразделениям университета (факультетам или другим подразделениям).
В России существуют совершенно разные подходы к структурированию электронных архивов. Если Вы сделаете ошибку на начальной стадии (например, вы разделили материалы по языковому признаку: на русском языке в одну коллекцию, на английском языке — в другую), то можете сильно осложнить использование архива. От структуры во многом зависит возможность поиска. Искать сразу по всем коллекциям сложно, особенно, если архив большой. Иногда удобно иметь возможность ограничить поиск какой-то областью. И наша структура это позволяет сделать. Мы ее продумывали и спорили очень долго, но в итоге, как мне кажется, получилось удачно.

10. Как планируете развивать библиотеку в ближайшее время?
Я хотел бы заняться сбором современных публикаций наших авторов. Я понимаю, что такая работа повлечет за собой необходимость деятельности по проверке того насколько издательства разрешают публикации в институциональных архивах, также придется более активно работать с авторами. Но если нам удастся сделать такой серьезный шаг, то это сильно улучшит качество нашего архива.
Также хочу отметить, что в России сейчас наступает момент, когда имеет смысл собирать для поиска в одной точке данные с нескольких архивов. Потому что количество институциональных архивов и материалов в них постоянно растет.

Технические вопросы:

11. На каком программном обеспечении построена ваша электронная библиотека?
DSpace

12. Как происходила выработка спецификаций и технических требований к программному обеспечению?
Мы не вырабатывали требования или спецификации к программному обеспечению в том смысле, что мы не разрабатывали его самостоятельно и не заказывали разработку какой-либо компании. В 2004 г. мы обратили внимание на программный комплекс DSpace, который в то время еще только набирал обороты. Здесь определенную роль сыграла статья «DSpace vs. ETD-db: Choosing software to manage electronic theses and dissertations» (журнал «Ariadne», вып. 38, январь 2004 г.). До нынешней популярности (а сейчас DSpace является самым популярным пакетом для организации электронных архивов) ему было еще далеко…
На протяжении всего этого периода DSpace активно развивался. Нужно сказать, что в своем развитии он постепенно решал задачи, которые казались важными и для нас: первоначально это был полнотекстовый поиск, затем возможность обеспечения авторизованного доступа к материалам. Думаю, что в нынешнем состоянии DSpace уже перекрывает потребности среднестатистического российского вуза.

13. Какова технология обработки новых поступлений в библиотеку?
Процессов несколько.
Для материалов, которые сканируются с бумажных оригиналов, существует определенный технологический цикл, на выходе которого появляется электронная версия бумажной публикации, сохраняющая исходный вид оригинала и содержащая пригодный для поиска текстовый слой.
Изначально созданные в электронном виде материалы могут поступать к нам различными путями. Например, путь автореферата начинается, когда в Ученый совет приходит диссертант, который собирается защищаться. Сотрудники Ученого совета заполняют у нас на сайте соответствующую форму и прикрепляют к ней текст автореферата, который и попадает нашему сотруднику. Весь этот функционал является частью сайта библиотеки. А электронная версия автореферата преобразуется в PDF-формат и размещается в электронном архиве университета.
Некоторые материалы поступают в фонд библиотеки на CD. Нами были выработаны специальные требования к представлению таких материалов, например: каждый компонент в отдельном файле, обязательное присутствие титульного листа и т. п. Авторы в этом случае заполняют лист регистрации: авторы, название, аннотация, ключевые слова, целевая аудитория, перечень компонентов. В электронном каталоге создается запись на принятый CD, который поступает в фонд библиотеки. А в электронном архиве комплекс материалов на CD описывается как отдельный ресурс. Для размещения в архиве все текстовые документы преобразуются в PDF, презентации остаются в PPT, прочие материалы (программы и т. п.) архивируются. Имена файлов нормализуются.
В случае работы с редакциями мы стараемся получать PDF-версии, сформированные из существующих электронных оригинал-макетов изданий.

Вопросы финансового характера:

14. За чей счет осуществляется работа электронной библиотеки?
Электронный архив в свое время являлся инициативным проектом библиотеки, не предусматривающим ни дополнительного финансирования, ни выделения дополнительных материальных или человеческих ресурсов. Сейчас вся работа по его поддержке выполняется сотрудниками отдела информационных технологий Научной библиотеки в рамках их должностных обязанностей. Для обеспечения работы архива используется принадлежащее университету оборудование. В ходе выполнения инновационной образовательной программы УрГУ в 2007-2008 гг. определенная поддержка была выделена на развитие и функционирование архива.