О. Тимофеева

Роль и место электронной доставки документов в информационной технологии

Международная компания СВЕТС (www.swets.com) профессионально занимается комплектованием библиотечных фондов с 1901 года и в настоящее время сотрудничает с 60000 библиотек и 65000 издательств в 160 странах, исполняя ежегодно 1,8 миллионов заказов на литературу в печатной и электронной форме. В России, учитывая размеры территории страны и разнообразие информационных потребностей в различных регионах и отраслях промышленности, прикладных исследований и бизнеса, СВЕТС, начиная с 2008 года, оказывает методическую, организационную и материально-техническую помощь российским информационным центрам для организации быстрого и эффективного обслуживания регионов. При этом первоочередное внимание уделяется электронной доставке документов, позволяющей заказывать копии статей из зарубежных научных и профессиональных журналов без ограничения тематики и издательства и в полном соответствии с законодательством об охране авторских прав. Поскольку оплата осуществляется только за выбранные и заказанные статьи, электронная доставка документов является экономически эффективным способом информационного обеспечения при наличии электронных технологий обслуживания заказов. Далее в статье рассматриваются технологические решения СВЕТС для обеспечения полной автоматизации электронной доставки документов.


Электронная доставка документов в составе
портала СВЕТС - SwetsWise (www.swetswise.com)

Реализация электронной доставки документов в составе поискового портала имеет ряд технологических достоинств, в том числе:
• Поиск статей ведется по всем изданиям, издательствам и предметным категориям, доступным в SwetsWise.
• Затем, используя функцию заказа, выбирается провайдер из числа предлагающих найденные статьи .
• После этого заказ, оплата и доставка статей автоматически осуществляются средствами SwetsWise, без дальнейшего участия пользователей.
• Предоставляется регулярная отчетность о количестве и стоимости заказанных и оплаченных статей по каждому провайдеру.

Провайдеры доставки документов в составе SwetsWise:
• Британская Библиотека;
• Канадский Институт Научной и Технической Информации (CISTI);
• Система Научной и Технической Информации STN (Германия);
• Библиотека Технического Университета г. Дельф (Нидерланды) ;
• Система Научной и Технической Информации INFOTRIEVE (США);
• Французский Институт Научной и Технической Информации (INIST).

Рассмотрим основные этапы выбора и заказа документов пользователем SwetsWise.

1. Поиску предшествует регистрация и авторизация пользователя для подтверждения его полномочий.

2. Просмотр полного каталога СВЕТС для выбора изданий (если требуется заказ статей из конкретных журналов) или поиск по ключевым словам (если требуется заказ статей конкретной тематики). При этом поиск ведется по всем наименованиям изданий, представленных в SwetsWise, как полнотекстовых (9 000 наименований), так и представленных на уровне рефератов и оглавлений (24 000 наименований) (рис. 1).

3. Если выбранное издание представлено в виде полного текста, на экране появляется соответствующее сообщение.
Далее пользователь может выбрать год, том и номер требуемого издания (рис. 2.).

4. Если издание представлено полным текстом и пользователь имеет к нему доступ, любая статья может быть загружена на экран после ее выбора по оглавлению. В этом случае нет необходимости в электронной доставке. Если же издание не представлено полным текстом или пользователь не имеет к нему доступа, статья может быть заказана через службу электронной доставки документов. Для этого пользователь должен загрузить на экран оглавление журнала и выбранную статью заказать по электронной доставке (рис. 3).

Рис. 3.


5. В большинстве случаев система предлагает пользователю на выбор несколько провайдеров. С помощью этой функции выбора пользователь также может заказывать копии статей из фондов своей же библиотеки (строка выбора «Library as document Delivery Supplier»), если такой режим работы предусмотрен данной библиотекой (рис. 4).

 

Рис. 4.

Далее все операции по заказу статьи у провайдера осуществляются системой без участия пользователя, что обеспечивает 100% автоматизацию электронной доставки. Копии статей поступают от провайдеров в электронном виде (в формате pdf), по факсу или по почте. Способ доставки выбирается пользователем из числа предлагаемых данным провайдером.

Помимо 100%-ной автоматизации процесса заказа, электронная доставка документов в составе SwetsWise имеет ряд других технологических достоинств, в том числе:

1. Срок подключения к системе электронной доставки - не более двух рабочих дней, так как сама система является типовой и для подключения пользователей библиотеки необходимо только ввести соответствующие клиентские данные в SwetsWise.
2. Система учета клиентских платежей позволяет библиотеке постоянно поддерживать положительный баланс денег для заказа статей (аналогично плате за мобильный телефон), который автоматически уменьшается при оплате счетов провайдеров и пополняется при внесении библиотекой нового платежа. В этом случае использование электронной доставки документов не ограничено временем, по мере потребности до полного выбора средств на балансе.
3. Все расчеты с провайдерами электронных документов осуществляются СВЕТС через SwetsWise, с предоставлением библиотеке регулярной отчетности о количестве и стоимости заказанных и оплаченных статей по каждому провайдеру.
4. Подключение библиотеки обеспечивает два уровня полномочий – администратор и конечный пользователь. СВЕТС при подключении библиотеки регистрирует администратора, который затем регистрирует конечных пользователей с разрешенным набором функций.
5. Обеспечение доступа к SwetsWise и системе электронной доставки включает функцию задания профилей для сигнальной информации, с автоматическим регулярным уведомлением администратора и, по усмотрению администратора, всех или некоторых конечных пользователей о выходе очередных номеров профильных изданий.
6. Предоставляются отчеты (в том числе по стандарту COUNTER) для каждого зарегистрированного IP-адреса пользователя, включая статистические данные о сеансах доступа, выполненных поисковых запросах и найденных статьях.

Выводы

1. Интеграция электронной доставки документов в модульную технологию построения электронных библиотек – SwetsWise обеспечивает 100%-ную автоматизацию процессов заказа документов и одновременно повышает производительность и увеличивает комфортность работы сотрудников библиотеки и конечных пользователей.
2. Разнообразие изданий и издательств, доступных при интегрированной электронной доставке, позволяет существенно повысить эффективность средств, выделяемых на приобретение зарубежной литературы, за счет целенаправленного выбора и заказа наиболее важных и востребованных статей.


Адреса в интернетe:

• www.swets.com (компания в целом, новости, профессиональная информация для библиотек)
• www.swetswise.com (портал и электронное комплектование)
• www.swets.ru (с 2005 г. – сайт российского отделения)