«Положение о фонде» является типовым документом, состоящим из нескольких разделов.

В общих положениях указывается правовая основа формирующегося фонда, его соотношение с другими фондами библиотеки, целевое назначение(в частности, предназначен ли он для долговременного хранения электронных документов или имеет только оперативный статус), на какие категории пользователей он ориентирован и где будет размещен (на сервере своей библиотеки или на сервере другой организации).

Второй раздел раскрывает состав и структуру фонда. В этом разделе важно показать будет ли фонд сетевых электронных документов иметь архивную (страховую) часть и в каком соотношении она будет находиться с пользовательским массивом. Здесь же приводится общее описание состава фонда – универсальность или отраслевая ориентация, вводимые ограничения по языку, хронологии, типам документов и т.д.

В следующем разделе фиксируется политика и технология комплектования, указываются источники формирования фонда (рассмотренные нами в предыдущей главе), причины и процедура исключения электронных документов из фондов.

Четвертый раздел поясняет режимы (постоянный или временный) и методику хранения электронных документов. Если различные типы электронных документы имеют дифференцированный срок сохранения, то необходимо это указать в Положении.

Далее целесообразно зафиксировать общие правила использования фонда электронных документов, к основным из которых относятся: порядок доступа (Интернет, локальная сеть, отдельное рабочее место), условия доступа (бесплатный, платный и т.д.), правила копирования фрагментов электронных документов.

Завершает Положение раздел, фиксирующий механизмы управления фондом, где указываются отелы, ответственные за процессы фондообразования и хранения, органы, полномочные решать комплексные вопросы и принимать оперативные решения.